PENENTUAN TATA LETAK FASILITAS
MAKALAH
diajukan sebagai salah satu tugas pada mata kuliah ManajemenOperasilanjutan
dosenpengampu :
Drs. GirangRazati, M.Si
Masharyono, S.Pd, MM
Disusun Oleh:
Riza Fitriyani (1200038)
Nisa Aghnia (1203451)
Putri Andhi (1200567)
HennyMulyani (
1200630)
PROGRAM
STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN BISNIS
FAKULTAS
PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS
PENDIDIKAN INDONESIA
2013
Segala puji bagi Allah swt
Tuhan semesta alam yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada
penyusun, sehingga penyusun dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “
Penentuan Tata Letak Fasilitas” yang disusun sebagai tugas pada mata kuliah
Manajemen Operasi lanjutan, tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Sholawat beserta salam selalu
terpanjatkan kepada baginda Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa umat manusia
dari zaman kebodohan menuju zaman ilmu pengetahuan.
Penyusun sangat menyadari bahwa dalam
penyusunan karya sederhana ini masih banyak sekali kekurangan. Maka, kritik dan
saran yang membangun sangat di
butuhkan. Dan terakhir, semoga karya sederhana ini dapat memperlengkap khazanah
pengetahuan tentang displin ilmu manajemenOperasi bagi setiap yang membaca.
PEMBAHASAN
Tata letak merupakan keputusan kunci
yang menentukan efisiensi operasi jangka panjang. Tata letak mempunyai sejumlah
implikasi strategis karena hal tersebut dapat menyusuun prioritas persaingan
perusahaan yang berkaitan dengan kapasitas, proses, fleksibilitas dan biaya
seperti kualitas kehidupan kerja, kontrak pelanggan dan image. Tata letak yang efektif da[at membantu organisasi mencapai
strategi yang mendukung diferensiasi, biaya rendah dan tanggapan. Tata letak
terdapat pada semua bidang karena setiap fasilitas mempunyai tata letak. Tat
letak yang baik dapat memperbaiki koordinasi antar lini departemen dan bidang
fungsional. Setiap proses dalam fasilitas mempunyai tata letak yang harus
direncanakan secara teliti.
Orientasi merupakan kebutuhan
keperilakukan dari individu yang memasuki suatu tempat dengan berbagai
pertanyaan. Maka orientasi dapat dibantu dengan desain fasilitas yang
memungkinkan pelanggan melihat penyedia jasa, baik dilihat dari luar maupun
setelah berada di dalamnya.
Lingkungan
fisik fasilitas pelayanan mempengaruhi perilaku pelanggan dan karyawan penyedia
jasa, sehingga harus didesain sesuai dengan gambaran dan perasaan yang sama
dengan konsep pelayanan yang ditawarkan. Tipologi tempat pelayananan
ditunjukkan pada tabel sebagai berikut:
Siapa yang Memberikan
Pelayanan
|
Kompleksitas Fisik Tempat
Pelayanan
|
Rumit
|
Sederhana
|
Pelayanan
Mandiri/hanya pelanggan (Self-service)
|
Kursus
golf
|
Kios
kantor pos
ATM
|
Pelayanan
Interpersonal (pelanggan&karyawan)
|
Hotel
mewah
Rumah
makan
Terminal
penerbangan
|
Hotel
sederhana
Kios
hot dog
Terminal
bis
|
Pelayanan
Jarak Jauh (hanya karyawan)
|
Pelayanan
profesional
|
Telemarketing
Bantuan
online
|
Beberapa dimensi yang berpengaruh
pada lingkungan secara holistik pelanggan dan karyawan yaitu sebagai berikut:
Dimensi Lingkungan
|
Lingkungan Holistik
|
Moderator Psikologis
|
Tanggapan Internal
|
Keperilakuan
|
Kondisi
Lingkungan: Suhu
Udara; Kegaduhan; Musik; dan Bau.
Fungsi Ruang: Tata Letak; Peraltan dan
Mebel.
Tanda,
Simbol&Perkakas:
Tanda; Perkakas personal dan Gaya dekorasi.
|
Tempat
Pelayanan yang dipersepsikan
|
Kognitif: Keyakinan, Kategorisasi dan arti
tanda-tanda
Emosional: Mood dan Sikap
Fisiologis: Perasaan; Kesenangan;
Perpindahan dan kesesuaian fisik
|
Tanggapan
karyawan
Tanggapan
Pelanggan
|
Pendekatan: Afiliasi; Eksplorasi;
Komitmen dan Tinggal lebih lama dan menghindari pendekatan yang bersebrangan
Interaksi
Sosial antara pelanggan dan karyawan
Pendekatan: Atraksi; Eksplorasi;
Membayar datang kembali dan menghindari pendektaan yang berseberangan
|
Tanggapan internal karyawan dan
pelanggan terhadap tempat pelayanan adalah perilaku pendekatan dan
penghindaran. Tanggapan internal dimodifikasi oleh atribut personal (seperti
pengalaman) dan dimensi psikologis baik kognitif, emosional maupun fisiologis.
Tempat pelayanan didesain untuk mengadakan interaksi antara pelanggan dan
karyawan. Bayangan yang baik terhdap tempat pelayanan akan mendorong pendekatan
keperilakuan baik untuk karyawan (komitmen dan keinginan tetap berada dalam
perusahaan) dan pelanggan (eksplorasi, membayar dan datang kembali). Karena
lingkungan fisik menimbulkan tanggapan emosional dan mempengaruhi perilaku,
desain fasilitas pelayanan dapat membentuk partisipan untuk mendukung sasaran
organisasi. Sasaran penyusunan strategi penentuan tata letak adalah menentukan
tata letak untuk kegiatan opersional perusahaan sehingga dapat tercapai tujuan
perusahaan dengan biaya rendah.
Menurut
Russel dan Taylor (2000), Chase et al. (2001), dan dervitsiotis (1981), tujuan
tata letak adalah meminimumkan material handling cost, meningkatkan
efisiensi utilitas ruangan, meningkatkan efisiensi utilitas tenaga kerja pabrik, mengurangi
kendala proses, dan memudahkan komunikasi dan interaksi antara para pekerja,
pekerja dengan supervisinya, dan atau antara pekerja dengan para pelanggan
perusahaan.
Dengan demikian, secara umum, tujuan
dari perencanaan tata letak adalah untuk mendapatkan susunan tata letak yang
paling optimal dari fasilitas-fasilitas produksi yang tersedia di dalam
perusahaan. Dengan adanya susunan tata letak yang optimal, maka diharapkan
pelaksanaan proses produksi di dalam perusahaan tersebut akan dapat berjalan
dengan lancar dan para karyawan akan dapat menyelesaikan tugas yang dibebankan
kepada mereka dengan baik pula. Namun demikian, secara lebih terperinci tujuan
tata letak akan mencakup beberapa hal sebagai berikut.
1.2.1
Meminimalisasi
Material Handling Cost
Salah satu tujuan
yang ingin dicapai oleh manajemen perusahaan adalah simplikasi dari proses
produksi di dalam perusahaan yang bersangkutan, penyusunan tata letak pabrik
yang tepat diharapkan dapat memperoleh intesentif dan kontribusi terhadap
penurunan material handling cost. Disisi lain, tata letak yang baik itu
akan menunjang pelaksanaan proses produksi secara efisien. Lebih jauh lagi,
simplikasi dari prosess produksi yang efisien dapat disebutkan sebagai:
a.
Efisiensi
penggunaan peralatan produksi dapat di tingkatkan
Efisiensi dari
penggunaan mesin dan peralatan produksi yang ada serta perlengkapan produksi
yang disediakan didalam perusahaan dapat dipertahankan pada tingkat utilitas
yang cukup tinggi. Pada umumnya manajemen perusahaan akan mengeluarkan biaya
yang tidak sedikit di dalam melaksanakan investasi pengadaan mesin dan
peralatan material handling. Apabila pengaturan dari mesin dan peralatan
produksi serta perlatan material handling yang diperlukan tersebut tidak baik,
maka kelancaran proses produksi menjadi terganggu sehingga penggunaan mesin dan
peralatan produksi cenderung menjadi tidak optimal.
b.
Pengurangan
waktu tunggu
Waktu tunggu
didalam pelaksanaan proses produksi akan berkurang apabila perusahaan memiliki
tata letak yang tepat dan sistematis. Dengan pengaturan tata letak yang baik
dan sistematis serta dengan keseimbangan antardepartemen yang proporsional,
maka perusahaan dapat menyelaraskan tata letak itu dengan kebutuhan pengolahan.
Sistematisasi tata letak yang sama dengan kebutuhan sistematik pengolahan, akan
mewujudkan kelancaran proses pengolahan. Keseimbangan kapasitas secara
proporsional akan memberikan kontribusi terhadap penurunan sampai peniadaan
waktu tunggu dalam proses pengolahan.
c.
Penumpukan
barang dalam proses dapat dikurangi
Penumpukan barang
dalam proses produksi (working in prosess inventory) sering terjadi. Hal
ini disebabkan karena terdapat ketidakseimbangan dari masing-masing mesin dan
peralatan produksi dilini pengerjaan. Sebagaimana diketahui, didalam
pelaksanaan proses produksi, seringkali (bahkan
hampir selalu) keluaran dari salah satu bagian akan menjadi masukakn
bagi bagian lain. Apabila kapasitas masing-masing bagian tidak seimbang, maka
akan terjadi tumpukan working in prosess inventory dalam pelaksanaan proses
produksi. Penumpukan barang dalam proses ini, selain akan meningkatkan biaya
pengerjaan, juga akan menyebabkan diperlukannya tempat penyimpan sementara yang
cukup luas. Jika ini terjadi, maka hal itu akan menurunkan efisiensi pemakaian
ruangan.
d.
Pemeliharaan
fasilitas produksi menjadi mudah
Penyusunan tata
letak yang baik pada umumnya akan
diikuti dengan perencanaan pabrik yang optimal. Tata letak yang optimal akan
menjamin tersedianya ruang gerak yang cukup bagi tenaga kerja untuk
melaksanakan tugasnya, termasuk para teknisi yang akan melakukan pemeliharaan
rutin atas mesin dan peralatan produksi. Ruang gerak yang cukup tersebut akan
memudahkan para teknisi dan para operator mesin untuk melayani mesin dan
peralatan produksi yang bersangkutan. Oleh karena para petugas peme
pemeliharaan mesin dan peralatan produksi dapat bekerja dengan lebih baik, maka
pelaksanaan pemeliharaan menjadi lebih mudah sehingga biaya pemeliharaan dapat
ditekan karena dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dan lebih cepat.
e.
Peningkatan
produktifitas pekerjaan
Apabila tata
letak yang dipergunakan oleh perusahaan benar-benar hasil evaluasi yang cermat
dan komprehensif, maka tata letak itu menjadi salah satu indicator untuk
meningkatkan produktifitas kerja. Tata letak yang baik akan melahirkan lingkungan
kerja yang asri, apik, dan menyenangkan. Lingkungan tersebutlan yang dapat
membuat nyaman para karyawan dan mendorong produktivitasnya.
1.2.2
Efektivitas
Penggunaan Ruangan Pabrik
Investasi
yang dikeluarkan perusahaan untuk membangun pabrik, membeli mesin, dan
peralatan produksi umumnya berjumlah besar. Sehubungan dengan hal itu,
perusahaan dituntut untuk mempunyai perencanaan tata letak yang baik. Ruang
pabrik harus termanfaatkan dengan baik agar efisiensi tercapai. Dalam program
tata letak harus sudah diperhitungkan luas ruangan yang diperlukan untuk
meletakan mesin dan peralatan produksi, ruang untuk penempatan peralatan
material handling, ruang untuk penyimpan bahan dan komponen rakitan, barang
dalam proses pengerjaan, dan barang selesai, ruang untuk tenaga kerja manusia,
dan ruang lain untuk menunjang proses pabrikan yang lancar. Menghitung semua kebutuhan ruangan itu dengan
cermat akan menjadi pemicu dicapainya pemakaian ruangan yang efisien.
Oleh karena itu,
sejak awal, manajemen dan rekayasa pabrik, harus sudah memperhitungkan
efisiensi penggunaan ruangan.
1.2.3
Tingkat
Penggunaan Tenaga Kerja Pabrikasi
Untuk
melaksanakan sinkronisasi antara kebutuhan gerakan tenaga kerja manusia dan
tata letak, maka manajemen dan rekayasa perusahaan perlu melakukan analisis
desain proses diikuti oleh studi egronomik yang cermat. Analisis desain proses
dan telaah egronomik, akan memberikan umpan balik yang baik terhadap
penyelarasan kebutuhan itu dengan tata letak. Dengan cara itu, tugas-tugas yang
dibebankan kepadanya dapatdiselesaikan dalam waktu tang paling optimal. Apabila
yang sedemikian itu dapat dicapai, maka waktu efektif tenaga kerja dapat
termanfaatkan dengan seoptimal-optimalnya, dan meminimumkan waktu yang terbuang
(minimize time waste). Pada akhirnya, utilitas tenaga kerja akan
meningkat, optimum.
1.2.4
Mengurangi
Kendala Kelancaran Proses Produksi
Keteraturan
dari peletakan mesin dan peralatan produksi di dalam sebuah perusahaan akan
menci takan lingkungan kerja yang baik. Tanaga kerja akan merasa nyaman dalam
melaksanakan tugasnya. Tekanan perasaan yang akan berujung stress akan
dikurangi. Akibatnya, pekerja dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan perasaan
gembira dan bebas dari beban mental yang tidak perlu, suasana sedemikian, dapat
diperoleh apabila manajemen perusahaan sejak awal telah melakukan perencanaan
tata letak dengan baik.
Penempatan
mesin dan peralatan produksi tang tidak serasi, tidak sistematis, sumpek, dan
pengap akan memberikan dampak psikologis yang berat kepada segenap tenaga
kerja. Keharusan pekerja mengeluarkan energy yang melebihi kebutuhan, arus
bahan dan komponen yang bolak-balik, material handling yang tidak efektif dan
efisien, akan membuat pekerja cepat lelah,
bosan, dan stress. Aliran bahan dan pekerjaan menjadi terhambat,
produksi menjadi lambat, dan pada akhirnya, produktivitas akan menurun. Akibat
dari semuanya ialah meningkatnya biasa produksi. Dengan demikian, para manajer
dan perekayasa pabrik harus berusaha menghilangkan semua hambatan potensial itu
dalam rancangan tata letak yang dibuatnya. Kendala untuk menghilangkan kendala
proses sedemikian itu merupakan salah satu tujuan yang akan dicapai dalam
proses pembuatan tata letak pabrik yang berhasil.
1.2.5
Memudahkan
Komunikasi
Dari
berbagai hasil penelitian diperoleh sempulan bahwa rancangan tata letak yang
membatasi komunikasi antara sesame pekerja, pekerja dengan supervisinya, dan
antarsupervisi yang ada, akan memiliki produktifitas yang rendah. Manusia
adalah makhluk sosiala yangmemerluakn komunikasi dan pergaulan dengan pihak
lain. Sehubungan dengan itu, rancangan
tata letak yang menyebabkan tenaga kerja itu menghadap ke dinding dan saling
membelakangi satu sama lain, akan menurunkan moral kerja. Mereka akan dapat
cepat bosan, memiliki tekanan perasaan yang tidak tersalurkan, dan pada
akhirnya akan berdampak pada penurunan kinerja. Jarak yang jauh antara tenaga
kerja dan supervisinya akan membatasi interaksi mereka. Kesulitan yang dihadapi
oleh tenaga kerja sulit dikomunikasikan. Akibatnya, kendala yang ada pada
mulannya hanya merupakan kendala yang kecil, tetapi akan tidak diwadahi
pemecahannya yang baik, dapat berubah menjadi kendala yang serius. Sehubungan
dengan itu, rancangan tata letak harus dibuat sedemikian rupa sehingga
menghilangkan kendala komunikasi antara sesame pekerja, pekerja dengan
supervisinya, serta antara supervise. Kelancaran dan kemudahan berkomunikasi
akan menjadi pendorong ke arah terciptanya kesenangan bekerja, dan mencegah
timbulnya frustasi dan kendala psikologis lainnya yang akan menurunkan
produktifitas kerja.
Disamping lima
tujuan utama diatas, juga dijumpai
beberapa tujuan lain atau tujuan sekunder dari tata letak yang baik, yaitu
sebagai berikut.
1.
Mengurangi
waktu siklus pengolahan atau waktu pelayanan pelanggan, karena jarak antara
workcenter relative optimal.
2.
Mengurangi,
bahkan menghilangkan hamburan atau pergerakan yang berlebihan. Semua gerakan
sudah dianalisis melalui egronomik analysis.
3.
Memudahkan
penempatan dan arus load and unload ( pemasukan dan pengeluaran) material,
produk, atau tenaga kerja pengolahan / perakitan.
4.
Mempertemukan
kepentingan keamanan dan keselamatan kerja dengan pertimbangan teknis-ekonomis.
5.
Mendukung
usaha meningkatkan kualitas produk dan jasa.
6.
Memudahkan
pelaksanaan perawatan mesin dan peralatan produksi.
7.
Memudahkan
suatu kontrol visual dari kegiatan produksi/ pengolahan.
8.
Memberikan
dukungan fleksibilitas untuk menyesuaikan penataan sistem dengan kondisi
perubahan.
Desain fasilitas dan tata letak untuk
menghindari disorientasi dan frustrasi bila karyawan atau pelanggan memasuki
struktur yang tidak mereka kenal. Konsep tempat pelayanan didasarkan pad aide
bahwa lingkungan fisik mempengaruhi perilaku dan persepsi pelayanan baik bagi
pelanggan maupun karyawan atau penyedia jasa. Desain fasilitas dan tata letak
didasarkan pada tujuan pelayanan, yaitu kebutuhan atau persyaratan ruang,
fleksibilitas, fakyor estetika dan lingkungan. Menurut Heizer dan Render (2008) desain
tata letak harus memperhatikan beberapa hal yaitu sebagai berikut:
a.
Penggunaan
ruang, peralatan dan orang dengan lebih baik;
b.
Dapat
memperbaiki aliran informasi, material dan orang;
c.
Dapat
memperbaiki moral karyawan dan meningkatkan keamanan dan kondisi kerja;
d.
Dapat
memperbaiki interaksi dengan pelanggan;
e.
Bersifat
fleksibel (apapun tata letak yang ada, pasti memerlukan perubahan).
Sebelum manajer dapat membuat
keputusan yang berkaitan dengan pengaturan fisik, ada empat pertanyaan yang
memrlukan jawaban yaitu sebagai berikut:
a.
Mencakup
apa sajakah pusat tata letak tersebut?
Tata letak proses
merefleksikan keputusan proses dan memaksimalkan produktivitas. Sebagai contoh,
meja informasi ditempatkan dekat dengan pintu bank atau hotel akan memberikan
petunjuk lebih baik bagi pelanggan yang membutuhkan pelayanan.
b.
Seberapa
besar ruang dan kapasitas yang dibutuhkan?
Ketidakcukupan ruang dapat
mengurangi produktivitas, menghilangkan prifsai karyawan dan aman dari berbagai
resiko. Namun demikian, kelebihan ruang juga berarti pemborosan, mengurangi
produktivitas dan mengisolasi karyawan.
c.
Bagaimana
setiap ruang pelayanan diatur?
Banyaknya ruangan, bentuk
atau keadaan ruangan dan elemen yang ada di dalamnya saling berhubungan.
Sebagai contoh, penggantian meja dan kursi sangat berpengaruh pada perabotan
lain yang ditentukan oleh ukuran dan kondisi kantor dan kegiatannya.
d.
Dimanakah
setiap pekerjaan atau proses ditempatkan?
Lokasi dapat berpengaruh
secara signifikan pada produktivitas. Sebagai contoh, karyawan yang harus
seringkali berinteraksi dengan orang lain harus ditempatkan pada satu lokasi
yang sama, bukan terpisah.
Ada dua macam pengaturan tata letak,
yaitu relatif dan absolut. Tata letak relatif sangat dipengaruhi oleh pekerjaan
atau letak proses lain. Tata letak absolut merupakan ruang khusus yang
digunakan untuk satu fasilitas. Pengaturan tata letak mempunyai dampak dalam
strategi dan praktek. Menurut Krajewski et
al. (2007), mengubah tata letak dapat mempengaruhi organisasi dan bagaimana hal
tersebut dapat memenuhi proritas persaingan dengan berbagau cara, yaitu:
a.
Meningkatkan
kepuasan pelanggan dan penjualan;
b.
Membantu
aliran bahan atau material dan informasi;
c.
Meningkatkan
penggunaan tenaga kerja dan peralatan secara efisien;
d.
Mengurangi
resiko karyawan;
e.
Memperbaiki
moral karyawan; dan
f.
Memperbaiki
komunikasi.
Kegiatan operasional dipengaruhi
secara langsung oeh desain fasilitas. Misalkan saja rumah makan yang tudak
cukup ventilasi akan membuat pelanggan tidak mau dating lagi, atau ruang pusat
kebugaran yang sempit dan berdebu juga akan membuat pelanggan merasa tidak
nyaman. Desain tata letak menunjukkan komponen pendukung pelayanan yang
mempengaruhi bagaimana pelayanan diberikan. Beberapa faktor yang mempengaruhi
deain, yaitu:
a.
Ciri
dan sasaran organisasi jasa;
b.
Ketersediaan
lokasi dan ruang yang duperlukan;
c.
Fleksibilitas;
d.
Keamanan;
e.
Estetika;
dan
f.
Komunitas
dan lingkungan (Fritzsimmons &
Fritzsimmons 2008).
Permasalahan tata letak dalam
menemukan pengaturan terbaik dari komponen dan fasilitas fisik system pelayanan
dengan pertimbangan waktu, biaya dan teknologi. Sasaran tata letak antara lain
sebagai berikut:
a.
Pemindahan
orang, material dan kertas kerja seminimal mungkin.
b.
Penggunaan
ruang seoptimal mungkin. Ruang yang tersedia harus memungkinkan untuk ekspansi.
c.
Fleksibilitas
dalam pengaturan, pelayanan dan pertumbuhan. Perubahan produk atau jasa yang
ditawarkan akan membuat perlunya modifikasi tata letak dari waktu ke waktu.
d.
Lingkungan
fisik yang memuaskan bagi karyawan. Hal ini meliputi pencahayaan, pengendalian
suhu udara, ketenangan, kafetaria, kamar kecil dan sebagainya.
e.
Kenyamanan
pelanggan selama pelayanan.
f.
Penampilan
atraktif dari ruang kantor yang diatur bagi manajemen dan pelanggan.
Untuk mencapai fleksibilitas dalam
tata letak, manajer dapat memberikan pelatihan bagi karyawan, merawat fasilitas
atau peralatan yang ada, mempertahankan tingkat investasi, menempatkan posisi
tempat kerja agar saling berdekatan dan menggunakan peralatan yang dapat
dipindahkan. Ada berbagai jenis tata letak yang digunakan sesuai dengan proses
yang terjadi dalam perusahaan, yaitu tata letak kantor, tata letak eceran,
letak gudang, tata letak posisi tetap, tata letak berorientasi proses, tata
letak sel-sel kerja dan tata letak berorientasi produk. Menurut Heizer dan Render (2008), tata letak yang baik membutuhkan beberapa hal yaitu:
a.
Peralatan
dan penanganan bahan atau material. Manajer harus memutuskan peralatan yang
digunakan.
b.
Kebutuhan
kapasitas dan ruang. Apabila orang, mesin dan peralatan diketahui, maka manajer
dapat menyusun tata letak dapat menyusun tata letak dan menyediakan ruang bagi
setiap komponen.
c.
Lingkungan
dan keindahan. Tata letak yang berkaitan dengan keputusan mengenai tempat,
jendela, ruang dan berbagai fasilitas seperti aliran udara, ketenangan, prifasi
dan sebagainya.
d.
Aliran
informasi. Komunikasi adalah penting bagi organisasi dan harus didukung oleh
tata letak.
e.
Biaya
perpindahan antar berbagai pekerjaan. Ada berbagai pertimbangan yang berkaitan
dengan perpundahan bahan atau untuk kepentingan bidang tertentu di proses
selanjutnya.
Sementara
itu, Krajewski et al. (2007)
menyatakan bahwa tata letak dikatakan baik apabila memenuhi satu atau beberapa
factor berikut ini yaitu:
a.
Kepuasan
pelanggan;
b.
Tingkat
investasi modal;
c.
Persyaratan
penanganan bahan atau material;
d.
Kemudahan
dalam mengambil dan menyimpan barang;
e.
Lingkungan
dan atmosfer kerja;
f.
Mudah
dalam perawatan mesin;
g.
Sikap
pelanggan internal dan eksternal;
h.
Banyaknya
fleksibilitas yang diperlukan;
i.
Pelanggan
dan tingkat penjualan.
Ukuran
kinerja kepuasan pelanggan terutama digunakan oleh perusahaan dengan kontak
pelanggan internal maupun eksternal tinggi. Pelanggan menunjukkan keterlibatannya
secara aktif dalam pelayanan yang diberikan. Oleh karena itu, loyalitas
pelanggan, hubungan emosional, kenyamanan pelanggan dan tingkat penjualan dapat
dipengaruhi oleh tat letak. Tingkat lantai ruang, kebutuhan peralatan dan
persediaan merupakan asset yang dibeli. Selanjutnya, dalam perusahaan
manufaktur, penanganan bahan menjadi pertimbangan yang sangat penting.
Perusahaan harus mampu meminimalkan biaya penanganan bahan. Di gudang, biaya
menyimpan dan mengambil bahan atau material. Di toko pengecer, kenyamanan
pelanggan akan menghemat biaya yang harus dikeluarkan pelanggan untuk mencari
produk yang diinginkan. Di kantor, komunikasi dan kerjasama seringkali
meningkat bila orang atau departemen yang selalu saling berhubungan didekatkan
untuk memudahkan komunikasi dan kerjasama langsung (tatap muka). Fleksibelitas
tat letak memungkinkan untuk menangani perubahan kebutuhan dan preferensi
pelanggan.
Pilihan jenis atau tipe tata letak
tergantung terutama ppada struktur proses, yaitu posisi proses pada matriks
hubungan pelanggan untuk penyedia pelayanan dan pada matriks proses produksi
untuk proses pemanufakturan. Menurut Krajewski
et al. (2007), pada umumnya terdapat empat tipe tata letak, yaitu (1)
aliran fleksibel (flexible flow); (2)
aliran lini (line flow); (3) campuran
(hybrid); dan (4) posisi tetap (fixed position). Aliran fleksibel
merupakan tata letak yang mengatur sumber daya (karyawan dan peralatan) lebih
didasarkan pada fungsinya daripada berdasar pelayanan atau produk.
1.4.1
Tata
Letak Aliran Fleksibel
Tata letak ini digunakan pada
kantor yang langsung berhubungan dengan pelanggan (front office) dan job process
dengan aliran kerja beragam, volume rendah dan kastemisasi tinggi. Tata
letak aliran fleksibel ini paling sesuai bila kegiatan operasi dilakukan intermittent dengan berbagai tipe
pelanggan atau perusahaan manufaktur yang memiliki berbagai komponen yang
berbeda-beda. Keunggulan tipe tata letak fleksibel adalah diatur secara linier,
menggunakan peralatan yang bersifat umum dan sumber daya sedikit, lebih
fleksibel dalam menangani perubahan dalam bauran produk, karyawan lebih ahli
dalam pengetahuan teknis dan peralatan yang multifungsi. Tantangan dalam tata
letak aliran fleksibel ini adalah pengaturan tata letak yang memudahkan proses
sehingga tidak menimbulkan kekacauan.
Tata
letak proses berusaha meminimalkan waktu perpindahan antar departemen yang
berdampak pada biaya.
Contoh
: suatu perusahaan jasa mencoba mengatur tata letak ruangan untuk melayani
pelanggan. Perusahaan itu memiliki enam departemen yang masing-masing
memerlukan luas petak 20 kaki X 20 kaki, sedangkan ruangan yang dimiliki untuk
keenam departemen tersebut adalah panjang 60 kaki dan lebar 40 kaki. Pengaturan
ke enam departemen tersebut mengikuti keenam tahapan berikut:
Tahap
1. Menyusun matriks muatan dari – ke masing-masing departemen
Tahap
2. Menentukan kebutuhan ruangan untuk setiap departemen
Tahap
3. Mengembangkan skema awal yang menunjukkan banyaknya barang atau orang atau
informasi yang di angkut antar departemen.
Tahap
4. Menentukan biaya untuk pengaturan dengan menggunakan persamaan minimasi
biaya angkut dan penganganan barang.
Tahap
5. Mencoba mencari tata letak departemen dapat mencapai biaya minimal.
Tahap
6. Persiapkan pengaturan departemen yang sesuai dengan ruangan yang tersedia.
1.4.2
Tata Letak Aliran Lini
Tata letak ini digunakan pada pabrikasi
(back office) dan proses lini yang memiliki aliran kerja linier dan tugas yang
berulang-ulang. Setiap stasiun atau pusat kerja (work stasion) atau departemen
diatur sesuai jalur lini. Beberapa jenis pengaturan aliran, seperti bentuk L,
O, S atau U. Tata letak ini disebut dengan lini produksi atau lini rakitan.
Tipe tata letak ini sangat
terspesialisasi dan sumber daya modal tinggi. Bila volumenya tinggi, keuntungan
tata letak aliran lini adalah dalam hal kecepatan tingkat pemrosesan,
persediaan lebih rendah, waktu tidak produktifnya rendah untuk perubahan dan
penanganan bahan atau material. Tatangannya adalah mengelompokkan kegiatan-
kegiatan ke dalam stasiun-stasiun kerja dan mencapai tingkat hasil yang
diinginkan dengan sumber daya terbatas. Tata letak ini juga sering disebut
dengan tata letak produk dengan proses yang bersifat kontinyu.
Keunggulan tata letak produk ini adalah
persediaan bahan baku dan barang dalam proses rendah, pelatihan karyawan tidak
terlalu diutamakan, biaya variabel per unit rendah, dan waktu persiapan mesin
tidak terlalu lama. Sedangkan kelemahan tata letak produk ini adalah
fleksibilitas rendah, unit produk yang dihasilkan banyak, dan terhentinya
sebagian proses akan menghambat proses produksi secara keseluruhan.
1.4.3
Tata Letak Campuran
Tata
letak mengombinasikan elemen-elemen dari proses yang berbeda dengan proses
lini.Tata letak campuran digunakan dalam fasilitas yang mempunyai kegiatan
operasi pabrikasi dan rakitan (assembly). Operasi pabrikasi merupakan komponen
yang dibuat dari bahan mentah dengan aliran campuran, sedangkan pada operasi
rakitan komponennya dirakit menjadi produk akhir. Manajer operasi juga
menciptakan tata letak campuran dalam memperkenalkan sel dan otomasi yang fleksibel
seperti system pemanufakturan fleksibel. Suatu sel merupakan dua atau lebih
stasiun kerja yang ditempatkan saling berdekatan dengan beberapa bagian atau
model diproses dengan aliran lini. Sedangkan bila sel satu karyawan dan
beberapa mesin disebut teknologi kelompok.
1.4.4
Tata Letak Posisi Tetap
Tipe
tata letak ini digunakan dalam perusahaan manufakturan dan jasa dengan lokasi
tetap, sementara karyawan dan peralatan didatangkan ke lokasi tersebut. Tata
letak ini digunakan bila produk yang dihasilkan sulit dibawa, seperti gedung,
lokomotif, bendungan, dan sebagainya. Heizer dan Render (2008) mengelompokkan
tipe tata letak seperti berikut :
1.
Tata
letak kantor mengatur posisi karayawan, peralatan dan aliran informasi.
2.
Tata
letak eceran mengalokasikan ruang yang ada untuk mengatur barang dan jarak
antar rak untuk menanggapi perilaku pelanggan.
3.
Tata
letak gudang mengatur kesesuaian ruang dan penanganan barang.
4.
Tata
letak posisi tetap mengatur kebutuhan tata letak yang besar dan berat, seperti
bangunan dan kapal.
5.
Tata
letak berorientasi proses berkaitan dengan volume rendah, variasi produksi
tingkah atau produksi intermittent.
6.
Tata
letak sel kerja mengatur mesin dan perlatan berfokus pada produksi produk
tunggal atau sekelompok produk yang berhubungan.
7.
Tata
letak yang berorientasi produk mencari personil dan mesin terbaik yang
digunakan dalam produksi secara terus-menerus atau produksi berulang.
Sasaran
tata letak fasilitas adalah untuk merencanakan atau mengatur kegiatan,
departemen, tempat kerja, gudang dan sebagainya ke dalam fasilitas yang ada
atau yang diusulkan. Sasaran dasar keputusan tata letak adalah menjamin
kelancaran aliran kerja, material, orang dan informasi melalui system.
Menurut Russell dan Taylor (2009), tata
letak fasilitas yang efektif juga :
1.
Meminimalkan
biaya perpindahan dan penanganan bahan.
2.
Menggunakan
ruang secara efisien.
3.
Menggunakan
karyawan secara efisien.
4.
Mengurangi
hambatan (bottleneck).
5.
Membantu
komunikasi dan interaksi antar karyawan, antara karyawan dan supervisor, dan
antara pelanggan dan supervisor.
6.
Mengurangi
siklus pemanufakturan dan waktu pelayanan pelanggan
7.
Mengurangi
pemborosan dan redundansi perpindahan.
8.
Membantu
masuk, keluar, dan perpindahan orang, alat, dan bahan.
9.
Memperhatikan
keamanan dan perlindungan.
10.
Memperhatikan
kualitas produk dan pelayanan.
11.
Mendorong
kegiatan perawatan.
12.
Menyediakan
pengendalian kegiatan visual.
13.
Menyediakan
fleksibilitas untuk mengadaptasi kondisi perubahan.
14.
Meningkatkan
kapasitas.
1.5 Tata Letak Untuk Jasa
Tata
letak pelayanan yang baik dapat mendorong pelanggan merasa yakin dan nyaman
dalam mendapatakan pelayanan. Tersedianya tempat dan pemenuhan kebutuhan
ruangan juga merupakan persyaratan mutlak pelayanan. Fleksibilitas tata letak
pelayanan di masa mendatang. Kemanan merupakan ukuran penentu tata letak
pelayanan pelanggan yang dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan pada pihak
penyedia jasa. Factor keindahan pelayanan seperti di toko fashion yang selalu
mengutamakan keindahan ruang, baik display maupun ruang pas.
Pertimbangan lain dalam pengaturan tata
letak pelayanan adalah komunitas dan lingkungan. Pelayanan tidak hanya
memperhatikan kualitas pelayanan atau jasa yang diterima, tetapi berbagai
factor lain yang menyertai dan mendukung pelayanan tersebut. Organisasi jasa
atau pelayanan dikelompokkan menjadi dua, yaitu pelayanan berdasarkan fasilitas
dan pelayanan berdasarkan medan atau tempat (Agnihithri et al.,2002). Pada
pelayanan berdasar fasilitas, pelanggan mengakses sendiri fasilitas pelayanan,
sedangkan pada pelayanan berdasar medan atau tempat, penyedia jasa atau
pelayanan, menyediakan pelayanan kepada pelanggan atau kepemilikannya, yang
ditempatkan pada lokasi pelanggan atau mendekati pelanggan.
Pelayanan berdasarkan medan atau tempat
dapat dibagi menjadi tiga kategori, yaitu :
1.
Pelayanan
pengiriman atau pengantaran seperti pengepakan dan jasa pos;
2.
Pelayanan
keadaan darurat, seperti polisi, pemadam kebakaran, dan ambulan; dan
3.
Dukungan
pelayanan purna jual dari peralatan, seperti pemasangan, perawatan, dan
perbaikan.
Berbagi modifikasi atau pengaturan
kembali tata letak yang ada menunjukkan biaya yang besar dan tidak dapat
dicapai bila mesin dan peralatan yang ada tidak memiliki fleksibilitas dan
tidak mudah dipindahkan sewaktu-waktu diperlukan (Rawabdeh & Tahboub,
2006).
1.5.1
Tata Letak Proses
Tata
letak proses (prosese layouts) yang digunakan dalam perusahaan jasa memerlukan
ruang yang memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi para pelanggan. Sebagian
besar perusahaan jasa atau pelayanan menggunakan tata letak proses karena
adanya variasi dalam permintaan pelayanan.
Tata
letak proses dikarakteristikan dengan operasi yang sebentar-sebentar
(intermittent), toko jasa (service job), sekumpulan pekerjaan (jobs shop), atau
sekumpulan produksi (batch production) yang melayani kebutuhan yang berbeda
dari orang-orang yang berbeda. Tata letak proses diatur sesuai denga fungsi
proses yang banyak digunakan oleh organisasi jasa atau pelayanan. Jenis tata
letak ini sangat efisien bagi pelanggan di kantor pengacara, perusahaan
asuransi, klinik atau rumah sakit, dan agen perjalanan.
Keunggulan
tata letak berorientasi proses adalah fleksibilitas peralatan yang digunakan
dan penugasan karyawan. Dalam perencanaanya taktik yang umum adalah mengatur
departemen atau tempat-tempat pemeberian pelayanan dengan cara yang paling
nyaman. Hubungan dan perpindahan orang maupun kertas kerja dari satu tempat ke
tempat lain menjadi pertimbangan utama.
Kelemahan
tata letak proses disebabkan peralatan yang digunakan yang bersifat umum. Permintaan
atau keinginan pelanggan seringkali dilayani dalam waktu yang lama karena
kesulitan dalam penjadwalan, persiapan, dan penganganan bahan atau material
yang unik. Hal tersebut membutuhkan karyawan dengan keahlian tinggi dan
perlunya persediaan barang dalam proses dalam jumlah cukup untuk
menagantisipasi proses masing-masing departemen yang tidak seimbang.
Bebarapa
hal yang perlu mendapatkan perhatian, yaitu banyaknya orang atau barang atau
informasi yang akan disampaikan antar departemen dan jarak yang terkait dengan
biaya pemindahan barang atau orang atau informasi antar departemen. Biaya
merupakan fungsi jarak antar departemen. Sasaran yang akan dicapai dalam tata
letak kantor dirumuskan :
Minimum
biaya = 
n =
banyaknya departemen
i,j =
departemen
Xij
= banyaknya yang diangkut dari departemen i ke departemen j
Cij
= banyaknya yang diangkut dari departemen i ke departemen j
1.5.2 Tata
Letak Kantor
Tata letak kantor menghendaki
pengelompokan / karyawan, peralatan, dan ruang untuk memberikan kenyamanan,
keamanan, dan perpindahan informasi. Tata letak kantor mempertimbangkan
perpindahan informasi, baik yang dibawa oleh individu dengan bertatap muka,
melalui telepon atau komputer, dengan e-mail, diskusi kelompok, surat, atau
pembicaraan lewat telepon internal. Perbedaan utama tata letak kantor adalah
pentingnya aliran informasi.
Beberapa hal yang menjadi perhatian dan
pertimbangan dalam tata letak kantor, yaitu kedekatan (proximity), prifasi atau keleluasaan pribadi (privacy), dan beberapa macam pilihan tata letak kantor.
1.
Kedekatan (proximity)
Kemudahan menemui rekan kerja
dan supervisor dapat mendukung komuniksi dan pengembangan saling percaya.
Pembicaraan-pembicaraan antar mereka cenderung menjadi lebih formal dan dapat dibicarakan
lebih lanjut secara lebih mendalam. Kedekatan hubungan dengan pihak lain juga
dapat mengklarifikasi apa yang diharapkan terhadap karyawan dalam pekerjaan
tersebut dan dengan cara yang ada. Banyak prosedur formal yang digunakan dalam
merencanakan tata letak kantor mencoba memaksimuman kedekatan karyawan yang
mengerjakan pekerjaan yang seringkali berinteraksi.
2.
Prifasi atau Keleluasaan
Pribadi (privacy)
Faktor kunci dalam desain
tata letak kantor adalah keleluasaan pribadi. Gangguan dan kekacauan yang
terjadi akan menurunkan kinerja karyawan. Keleluasaan pribadi ini berhubungan
dengan kepuasan kerja baik terhadap pekerjaan maupun terhadap supervisor.
3.
Pilihan Dalam Tata Letak
Kantor
Kedekatan dan keleluasaan
pribadi bagi karyawan mendatangkan dilema bagi manajemen. Kedekatan diperoleh
dengan keterbukaan dan fleksibilitas tempat kerja. Keleluasaan pribadi
diperoleh dengan berbagai standar, pintu, ruangan yang kedap suara, dan
sebagainya yang mengarah pada tata letak yang tidak fleksibel. Ada empat pendekatan
yang dapat di gunakan, yaitu tata letak tradisional, penataan kantor secara
teratur, penyusunan kegiatan, dan telecommuting.
Tata letak tradisional
digunakan untuk ketertutupan kantor bagi manajemen dan karyawan yang
pekerjaannya menghendaki adanya keleluasaan pribadi dan bidang yang terbuka
bagi pekerjaan lain. Tata letak yang sesuai adalah tata letak yang tertutup dan
terbuka dengan keseragaman meja kerja.
Dalam tata letak tradisional, setiap orang mempunyai tempat kerja sendiri.
Dedngan tata letak tersebut lokasi , ukuran, dan perlengkapannya berhubungab
dengan status seseorang dalam organisasi.
Pendekatan lain yang
dikembangkan di Jerman sekitar tahun 1950an emnempatkan semua orang pada bidang
yang terbuka yaitu penataan kantor secara teratur. Tujuannya adalah tercapainya
kerjasama yang lebih dekat antar karyawan pada semua level. Perusahaan atau
organisasi yang menggunakan pendekatan ini harus mengatur dan memindahkan
stasiun-stasiun kerja untuk mempertahankan fleksibilitasnya.
Penyusunan kegiatan merupakan
konsep yang relatif baru untuk mencapai kedekatan dan keleluasaan pribadi. Ada
berbagai pekerjaan yang dapat dilakukan di beberapa tempat, seperti
perpustakaan, ruang konferensi, dang sebagainya. Desain tata letak kantor
memperhatikan karyawan yang memberikan pelayanan dan fasilitas yang digunakan
dalam proses pelayanan. Menurut Haksever et al (2000), daftar pengecekan dalam
desain tata letak meliputi :
1.
Karyawan
dalam satu kelompok kerja biasanya seringkali berhubungan satu sama lain.
2.
Beberapa
kelompok yang seringkali berinteraksi dengan kelompok lain.
3.
Beberapa
perusahaan menghendaki ruang konferensi, khususunya yang menawarkan pelayanan
profesional.
4.
Beberapa
pelayanan atau jasa sangat baik di kerjakan di kantor secara privat, sementara
pekerjaan lain lebih tepat dilakukan di tempat yang terbuka, seperti pemrosesan
secara rutin dengan jumlah besar.
5.
Pekerjaan
yang seringkali dikunjungi pelanggan harus lebih indah tata letaknya dari pada
pekerjaan standar.
6.
Gang
atau lorong antar departemen harus di desain sehingga semua pelayanan dapat
dicapai dengan mudah.
7.
Kantor-kantor
yang ada harus dapat merefleksikan status karyawan, misal dibedakan dengan
ukuran, lokasi, dan tingkat keterbukaannya.
8.
Fasilitas
yang digunakan bersama antar karyawan harus mendukung kenyamanan karyawan.
9.
Tempat
penerimaan pelanggan (reception area)
diperlukan dan harus atraktif dan menyenangkan bagi pelanggan.
10. Ruang untuk gudang bahan
pendukung/ perlengkapan harus ada.
11. Pada umumnya kamar mandi / WC
juga diperlukan bagi pelanggan.
12. perlunya ruang pangkalan data
atau pusat sistem informasi.
Tata
letak kantor tergantung pada seluruh area kantor, bentuk ruang, proses yang
dilakukan, dan hubungan antar karyawan. Setiap karyawan mempunyai stasiun kerja
yang di desain untuk mencapai efisiensi dalam sistem kerja secara keseluruhan
dan tugas karyawan pada pekerjaannya. Menurut Haksever et al. (2000), variasi
stasiun kerja meliputi :
1.
seperangkat
meja yang diatur sebaris bersama dalam bidang atau ruang terbuka.
2.
Meja
atau bidang kerja yang dipisahkan dengan rak buku, file cabinets, atau tanaman
hias.
3.
Di
dinding pemisah di tempat kerja – besi dan kaca – yang bervariasi dalam tinggi
sekitar empat hingga delapan kaki yang dipasang dalam sehari.
4.
Pemisah
dinding hingga atap di sekitar kelompok stasiun atau tempat kerja.
5.
Kantor
yang dibangun sebagai bagian dari konstruksi bangunan.
Zalesny
dan Farace (1987) memperkenalkan konsep kantor terbuka (open offices) untuk menggantikan konsep tradisional. Adopsi
terhadap konsep kantor terbuka dapat meningkatkan komunikasi dan reaksi positif
terhadap lingkungan kerja diantara karyawan serta menurunkan kepuasan kerja,
keterlibatan, motivasi kerja karyawan, dan keleluasaan pribadi karyawan.
Berdasaran pendekatan hubungan sosial lingkungan bertindak sebagai katalisator
yang mempengaruhi kualitas dan tingkat interaksi dan komunikasi sosial di
antara warganya. Konsep tradisional menutup kantor yang dapat menyediakan
tempat kerja yang bersifat pribadi, dapat diidentifikasi, dan dapat di
pertahankan yang membuat batasan fisik dan personal kerja karyawan. Apabila
dukungan terhadap pandangan sosioteknikal lebih besar dari pada pandangan
hubungan sosial, maka penerapan konsep antor terbuka akan menurunkan motivasi,
epuasan , dan identitas tugas.
1.5.3 Tata Letak
Eceran
Tata letak eceran didasarkan pada ide
bahwa penjualan dan profitabilitas bervariasi bagi pelanggan. Banyak manajer
operasi eceran mencoba memperlihatkan semua produk yang dijualnya kepada
pelanggan. Penelitian yang ada menunjukkan bahwa semakin banyak produk yang di
perlihatkan (display) kepada
pelanggan , semakin banyak penjualan dan semakin tinggi tingkat pengembalian
investasinya. Sasaran tata letak pelayanan eceran adalah memaksimumkan
keuntungan setiap bidang atau ruang yang dimiliki (Chase et al, 2006). Tata
letak eceran juga memperhatikan kenyamanan pelanggan, kemudahan memindahakan
barang, dan mengoptimalkan ruangan yang ada. Ada beberrapa ide yang membantu
pengaturan tata letak eceran tersebut .
KESIMPULAN
Ariani,
D. (2009). Manajemen Operasi Jasa. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Haming, M., &
N.Muhfud. (2007). Manajemen Produksi Modern : Manufaktur dan Jasa.
Jakarta: Sinar Grafika Offset.
